1. Acessando o Ambiente

No Menu Lateral acesse Processos

Clique no ID do Processo para o qual se pretende criar o Documento

2. Criando o Documento

No mapeamento do Processo, selecione a coluna DOCUMENTOS  e clique em CRIAR DOCUMENTO

3. Cadastro da Ficha do Documento

Defina as seguintes informações

1 - Nome: Título do Documento

2 - Versão Inicial: Versão inicial do documento. Se esse campo não for preenchido  a plataforma considerará a versão inicial 0 (zero).

3 - Processo: Nome do processo ao qual o documento estará vinculado. Quando o documento é criado através do ambiente de mapeamento do processo, esse campo é preenchido automaticamente.

4 - Categoria: A categoria define o tipo do documento. Os principais são:

1. Fluxograma - fluxo ou diagrama (criado em ambiente externo da plataforma) das atividades do processo
2. Formulário - documentos que são utilizados na execução das atividades no processo
3. Instrução - procedimentos ou um "passo a passo" de uma atividade específica do processo, que necessite ser mais detalhada
4. Manual - no conceito da plataforma, é um conjunto das normas ou instruções de um sistema de gestão
5. Plano - documento de planejamento em um determinado setor do processo
6. Política  - documento que registra a política da empresa
7. Procedimento - conjunto de normas de um processo, composto pelas informações de atividades do processos, seus registros e responsáveis

Obs.: Outras categorias de documentos poderão ser criadas pelo administrador do sistema, a partir da opção Cadastros Básicos (Clique Aqui)

5 - Código: A codificação do documento é estabelecida internamente pela organização.

6 - Responsável: No campo responsável deve ser indicado o "tutor" do documento, o login do usuário que garante a execução do procedimento descrito ou registros obtidos a partir dele. O campo é automaticamente preenchido com o login do usuário que esteja acessando a plataforma, mas pode ser alterando manualmente.

7 - Nome do Responsável: Nome do usuário

8 - Status: Status do documento após a criação, gerado, automaticamente, pela plataforma

Clique em CRIAR

IMPORTANTE!

Depois da criação do documento, será necessário fazer a inclusão de informações complementares do documento:

Funções de Cabeçalho: Definir que o documento receba um cabeçalho com os dados cadastrais da plataforma, através da substituição de códigos (Clique Aqui)

Responsáveis: Definir o gestor responsável por elaborar e aprovar o documento (Clique Aqui)

Normas: Vincular a norma à qual o documento atende aos requisitos. (Clique Aqui)

Versões: Realizar o upload da versão do documento (Clique Aqui)

Notificar: Enviar uma notificação aos usuários quando uma nova versão do documento for criada  (Clique Aqui)

Cópia Controlada: Permite o controle de distribuição de cópias do documento  (Clique Aqui)

Referência: Vincular outros documentos de referência (Clique Aqui)

Informações: Podem ser incluídas informações pertinentes na ficha do documento (Clique Aqui)

Comentários: Os usuários da plataforma também pode inserir comentário a respeito do documento  (Clique Aqui)