1. Acessando o Ambiente
No Menu Lateral acesse Documentos
Clique em + INTERNO
2. Cadastro da Ficha do Documento
Defina as seguintes informações
1 - Nome: Título do Documento
2 - Versão Inicial: Versão inicial do documento. Se esse campo não for preenchido a plataforma considerará a versão inicial 0 (zero).
3 - Processo: Nome do processo ao qual o documento estará vinculado.
4 - Categoria: A categoria define o tipo do documento. Os principais são:
Fluxograma - fluxo ou diagrama (criado em ambiente externo da plataforma) das atividades do processo
Formulário - documentos que são utilizados na execução das atividades no processo
Instrução - procedimentos ou um "passo a passo" de uma atividade específica do processo, que necessite ser mais detalhada
Manual - no conceito da plataforma, é um conjunto das normas ou instruções de um sistema de gestão
Plano - documento de planejamento em um determinado setor do processo
Política - documento que registra a política da empresa
Procedimento - conjunto de normas de um processo, composto pelas informações de atividades do processos, seus registros e responsáveis
Obs.: Outras categorias de documentos poderão ser criadas pelo administrador do sistema, a partir da opção Cadastros Básicos (Clique Aqui)
5 - Código: A codificação do documento é estabelecida internamente pela organização.
6 - Responsável: No campo responsável deve ser indicado o "tutor" do documento, o login do usuário que garante a execução do procedimento descrito ou registros obtidos a partir dele. O campo é automaticamente preenchido com o login do usuário que esteja acessando a plataforma, mas pode ser alterando manualmente.
7 - Nome do Responsável: Nome do usuário
8 - Status: Status do documento após a criação, gerado, automaticamente, pela plataforma
Clique em CRIAR
IMPORTANTE!
Depois da criação do documento, será necessário fazer a inclusão de informações complementares do documento:
Funções de Cabeçalho: Definir que o documento receba um cabeçalho com os dados cadastrais da plataforma, através da substituição de códigos (Clique Aqui)
Responsáveis: Definir o gestor responsável por elaborar e aprovar o documento (Clique Aqui)
Normas: Vincular a norma à qual o documento atende aos requisitos. (Clique Aqui)
Versões: Realizar o upload da versão do documento (Clique Aqui)
Notificar: Enviar uma notificação aos usuários quando uma nova versão do documento for criada (Clique Aqui)
Cópia Controlada: Permite o controle de distribuição de cópias do documento (Clique Aqui)
Referência: Vincular outros documentos de referência (Clique Aqui)
Informações: Podem ser incluídas informações pertinentes na ficha do documento (Clique Aqui)
Comentários: Os usuários da plataforma também pode inserir comentário a respeito do documento (Clique Aqui)