O sistema de gestão da qualidade estabelece os requisitos do seu funcionamento de acordo com o Mapeamento e Abordagem dos Processos, bem como a avaliação do contexto organizacional, clientes e partes interessadas. O conjunto de documentos fornece os requisitos que norteiam o funcionamento dos processos.

Abertura da Ação de Correção

Na execução das atividades para a consecução de produtos e serviços, quando se apresentam desvios em relação aos requisitos estabelecidos. Em função disso o sistema deve apresentar mecanismo que possibilite a identificação e o tratamento desses desvios, que são denominados ,na linguagem do sistema de gestão, “não conformidade”.

Para a resolução das situações não conformes, o método indica a adoção de ações imediatas visando corrigir a saída não conforme, ou seja, adequá-la aos requisitos estabelecidos.

Todas as opções, classificadas como correção, têm seu foco na saída (produto ou serviço) e, por isso, não garagem que não haja recorrência do mesmo evento. Uma analise crítica acerca da ocorrência, avaliando o seu impacto nos resultados e objetivos, a sua possibilidade de recorrência e o histórico de eventos anteriores de mesma natureza, pode definir a necessidade de ação corretiva.

Análise crítica dos eventos e a Ação corretiva

Ao avaliar uma Não conformidade para definir a aplicação de medidas corretivas, deve se identificar o processo fonte, as suas variáveis e os principais atores do processo que podem auxiliar nas investigações de causas e nas propostas corretivas. A ação corretiva tem seu foco nos processos de negócio.

Estudo de causas e plano de ação

As causas podem ser identificadas utilizando ferramentas da qualidade, destinadas a identificação de causas-raízes das ocorrências. Uma das mais utilizadas é a ferramenta Diagrama de Causa e Efeito, também conhecida como Seis M ou Diagrama Ishikawa. consiste em avaliar as variáveis do processos e suas possíveis contribuições para o evento.

5 porquês é uma segunda ferramenta muito tradicional nos estudos de causas. Nela um problema central é respondido com uma primeira proposição, que é questionada em seguida, e a resposta do segundo questionamento transformada em uma nova questão, seguindo um fluxo iterativo até que se possa definir a causa raiz da situação.

Além das já citadas ferramentas ainda pode-se fazer uso do brainstorming, para coletar ideias de Resolução para o problema.

Planejamento de Implementação das ações

O estudo de causas fornece o caminho crítico para a adoção de ações que possibilitem assegurar que o fato não volte a ocorrer. Para isto será necessário elaborar ações em sintonia com as causas identificadas.

Análise de eficácia

A implantação da ação necessita de acompanhamento para verificar se os métodos implantados tiveram eficácia em neutralizar as causas das situações de não conformidade.

Após implementar as ações, um período de observação dos resultados é necessário, uma espécie de quarentena para se observar a aplicação prática das ações.

Após esse período, uma analise dos resultado, comumente apresentada em forma de relatório, direcionará para a avaliação das ações como eficaz ou ineficaz.