1. Acessando o Ambiente
Na criação de um novo planejamento estratégico, devem ser seguidos os seguintes passos:
No Menu lateral esquerdo, clique em Planejamento Estratégico
Na lista de PE clique em INCLUIR
2. Cadastrando a Ficha do PE
Definir as informações abaixo:
1 - Título: Dar título ao planejamento a ser realizado
2 - Objetivo: Citar para que proposito este trabalho se destina
3 - Método: Escolher um dos métodos disponibilizados pelo QOCKPIT
SWOT CRUZADA – Este método significa que as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças serão cruzadas para que sejam definidas as diretrizes estratégicas.
SWOT SIMPLIFICADA – Este método não permite o cruzamento das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, o que indica que a análise será feita pela análise dos conjuntos
OKR – Este método permite a definição de um conjunto de objetivos inter-relacionados que, alcançados de forma individual ou coletiva, contribuirão para os objetivos macro de uma organização.
4 - Abrangência: escolher o tipo da abrangência necessitada para o planejamento estratégico
Pessoal – utilização do planejamento estratégico em nível pessoal
Departamental – utilização do planejamento estratégico para uma unidade organizacional
Global – Utilização para a organização de maneira global
5 - Acesso: Definir o acesso que será dado ao trabalho do planeamento estratégico
Público: qualquer usuário do PLATAFORMA QOCKPIT poderá acessar as informações do planejamento estratégico de acordo com as permissões
Privado: Somente os usuários integrantes do planejamento estratégico poderão ter acesso às informações.
6 - Início: data de início das atividades do planejamento estratégico
7 - Término: Data final do planejamento estratégico
Clique em CRIAR
3. Participantes do PE
Após criar, você pode inserir os usuários que terão influência no planejamento estratégico da seguinte forma:
Na coluna "DETALHES" , no campo Incluir Participantes, informe o usuário.
Você ainda pode definir o tipo de acesso do participante:
ACESSO PADRÃO: O participante pode editar o conteúdo do PE
SOMENTE LEITURA: O participante poderá apenas ler as informações contidas no PE
4. Anexos e Comentários
Ainda é possível anexar arquivos (texto, imagens, vídeos, etc.) com tamanho de até 15mb. Selecione o arquivo e clique em ANEXAR.
Também podem ser incluídos comentários esclarecedores sobe o planejamento estratégico, inserindo o comentário e clicando em PUBLICAR
Uma vez criado o planejamento estratégico pode ser atualizado ou inativado conforme a necessidade do seu gestor
5. Finalização do Planejamento Estratégico
O Planejamento estratégico pode ser atualizado, finalizado ou inativado a qualquer momento através da funcionalidade na opção de detalhes do plano.
A partir da inclusão do planejamento estratégico já poderá ser inserida na PLATAFORMA QOCKPIT a sua Metodologia.
1. Matriz SWOT
A PLATAFORMA QOCKPIT disponibiliza dois tipos:
Matriz SWOT
A ferramenta, através dessa matriz, solicita a inclusão das forças x fraquezas e oportunidades x ameaças na ótica dos gestores organizacionais.
Matriz SWOT CRUZADA
Neste método, além de todas as definições acima citadas, a plataforma possibilita o cruzamento das variáveis, gerando os seguintes quadrantes:
OPORTUNIDADES > FORÇAS = ALAVANCAGEM (Ambiente ideal para os negócios)
OPORTUNIDADES > FRAQUEZAS = RESTRIÇOES (Indica dificuldades em relação às oportunidades pelas fraquezas)
AMEAÇAS > FORÇAS = VUNERABILIDADE – (Indica dificuldades pois a existe a presença de ameaças, mas as forças possibilitam reação)
AMEAÇAS > FRAQUEZAS = CRISE (Situação crítica pois existem ameaças ao negócio e a capacidade de reação e baixa por causa das fraquezas, necessita de grande mobilização)
A PLATAFORMA QOCKPIT utiliza este método como referência para a gestão estratégica, para a realização das variáveis internas e externas que compõem o ambiente estratégico do negócio.
2. Entrada de dados da Matriz SWOT
1. Na coluna "SWOT" selecione a variável que deseja incluir
2. Após selecionar o quadrante, você ainda pode mudar o tipo de variável quando precisar
3. Descreva o Fator Crítico de Sucesso , defina o Impacto e a Probabilidade e clique em INCLUIR
.
4. A partir da inclusão de cada variável na matriz, esta é quantificada em relação ao risco e oportunidades a partir de um modelo matemático, considerando os aspectos de RELEVANCIA X PROBABILIDADE (INCIDENCIA).
A definição do valor de cada variável da matriz permite ao gestor uma visão do valor intrínseco em relação ao risco e oportunidade e gera um score de importância, que prioriza aquelas situações mais relevantes em relação ao impacto gerado ao negócio.
3. OKR: Metodologia para a definição de objetivos, indicadores e ações para o alcance das metas
Como utilizar?
1. Escolher em “Método” o tipo OKR ao criar o PE. No caso de já ter sido escolhido outro método e seja necessário alterar, fazer a alteração do método e clicar em ATUALIZAR
2. Incluir os participantes do PE, digitando @ para selecionar o usuário ou $ para selecionar grupo de usuários pré-determinados;
3. Clicar em INCLUIR
4. Selecionar a coluna OKR e registrar o primeiro objetivo
5. Descrever o objetivo e clicar em INCLUIR
OBS: Só será possível informar os objetivos impactados após a inclusão do primeiro objetivo.
6. Incluir o resultado do Objetivo
Os objetivos são determinados a partir dos cruzamentos dentro dos quadrantes observando as perspectivas do BSC, caracterizando uma das perspectivas (financeira, clientes, processos, aprendizagem).
1. Inserindo os objetivos na Matriz SWOT
Para definir os objetivos estratégicos, clique no quadrante desejado
1- A barra de rolagem filtra os cruzamentos pelo número de score.
2 - Para incluir o objetivo estratégico e vincular ao cruzamento desejado, clique em INCLUIR. Caso o cruzamento não se aplica ao PE, você pode clicar em NÃO SE APLICA.
3 - Este número define a quantidade de objetivos criados para a quantidade de cruzamentos existentes no quadrante. O objetivo selecionado como NÃO SE APLICA também é contabilizado aqui.
Defina o objetivo e vincule a uma Perspectiva BSC. Clique em INCLUIR
A PLATAFORMA QOCKPIT permite a definição de um ou mais objetivos para cada cruzamento.
2. Resultados
Para cada objetivo necessita de um marco de resultado ou de um indicador que possa apresentar a tendência em relação a meta pretendida para o objetivo.
Na coluna OBJETIVOS, para inserir um Resultado, clique no +
Os resultados chaves podem ser de dois tipos:
Indicadores – estruturas de estatísticas com metas de controle para o acompanhamento dos resultados
Realização – resultado de uma ação com um marco de implantação ou data.
Se for do tipo indicador, o usuário pode arrolar um indicador já existente ou inserir um indicador no módulo indicadores.
1. Descrição: Descrever o resultado a ser alcançado pelo objetivo;
2. Responsável: Informar o gestor ou colaborar responsável pelo resultado;
3. Meta: informar a meta a ser alcançada, de acordo com a descrição do resultado;
4. Prazo: Determinar o prazo para alcançar o resultado
Se o Tipo for “Resultado”
1. Descrição: Descrever o resultado a ser alcançado pelo objetivo;
2. Responsável: Informar o gestor ou colaborar responsável pelo resultado;
3. Prazo: Determinar o prazo para alcançar o resultado
3. Ações
Os objetivos necessitam de ações estratégicas para que o objetivo seja alcançado.
Na coluna OBJETIVOS, para inserir uma Ação, clique no +
Para cada ação definida o sistema permite o cadastramento nesse momento, mas ação será considerada no módulo de gerenciamento de ações.
As ações são acompanhadas em relação ao cumprimento dos prazos e se resultados foram alcançados de acordo com o módulo de Plano de Ação.
Na coluna AÇÕES, você pode acompanhar a ações ligadas ao objetivos estratégicos e acessar o plano de ação vinculado, clicando no nome da ação.
4. Inserindo os objetivos no método OKR
Selecionar a coluna OKR e registrar o primeiro objetivo
Descrever o objetivo e clicar em INCLUIR
OBS: Só será possível informar os objetivos impactados após a inclusão do primeiro objetivo.
Incluir o resultado do Objetivo
Definir as ações do objetivo
As partes interessadas são pessoas físicas ou jurídicas ou entidades governamentais que, de forma direta ou indireta, estão envolvidas ou serão afetadas pelo desenvolvimento do Planejamento Estratégico.
1. Na coluna PARTES INTERESSADAS, clique em INCLUIR PRIMEIRA PARTE INTERESSADA
2. Defina a parte interessada, suas necessidades e expectativas e clique em incluir
3. Você ainda pode editar as informações , excluir ou incluir mais partes interessadas
No plano estratégico são definidas essas variáveis estratégicas e cadastradas na PLATAFORMA QOCKPIT.
1. Clicar na coluna MISSÃO, VISÃO E VALORES
2. Descrever o conteúdo nos campos
3. Clicar em ATUALIZAR
A PLATAFORMA QOCKPIT fornece um Mapa Estratégico organizando os objetivos estratégicos de acordo com o BSC.
Finalização do Planejamento Estratégico
O Planejamento estratégico pode ser atualizado, finalizado ou inativado a qualquer momento através da funcionalidade na opção de detalhes do plano.