O Sistema de Gestão da Qualidade necessita adotar modelo de controle da informação documentada que assegura o atendimento as perspectivas estratégicas, táticas e operacionais e incorpora, na sua estrutura, uma hierarquia natural dos documentos.

Os documentos são o veículo para demonstrar o detalhamento dos requisitos previstos para o SGQ.

A plataforma QOCKPIT possui a métodos para o controle da informação documentada, envolvendo todo o ciclo de vida dos documentos, que envolve: a identificação da necessidade a partir dos processos, a criação, a edição e revisão, a distribuição dos documentos que são considerados necessários para a implementação dos processos do sistema de gestão.

Criação do Documento

Na plataforma QOCKPIT, os documentos são considerados de duas naturezas:

Internos – produzidos e controlados em relação a sua versão pela própria organização

Externos – produzidos e versionados por organizações externa

A partir da identificação da necessidade de controlar o documento, este deverá ser cadastrado na Plataforma QOCKPIT, a partir do módulo de documentos ou através do ambiente de mapeamento de processos

Informações Prévias

Depois do cadastro do documento, será necessário fazer a inclusão de informações complementares do documento.

Inclusão da Versão

O Documento deve ser criado a partir de editores de textos externos, que permitam salvar o arquivo na extensão .DOCX (word, GoogleDocs, WPS writer) formato recomendável para upload no sistema.

Serão carregados e submetidos à aprovação do gestor do processo ao qual ele pertencerá

Revisão de Documentos

Os documentos carregados para a Plataforma QOCKPIT podem ser revisados a qualquer momento que o gestor identificar esta necessidade. 

Controle de Documentos

Os documentos inseridos no QOCKPIT podem ter tanto seu controle quanto ao acesso, impressão, e visualização realizados de formas individual a partir da própria ficha cadastral do documento. 

Ainda é possível obter cópias controladas impressas das versões dos documentos informando: o emissor, local da cópia da versão, usuário destinatário.

Referências

As Referencias constituem uma lista de documentos vinculados ao documento em questão, que podem ser de origem interna ou externa. Através dela é possível visualizar documentos bases (utilizados para elaboração do documento) ou complementares (documentos que completam a extensão do documento em questão).